Filing cabinet, atau biasa disebut “lemari arsip”, merupakan perangkat penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur berbagai dokumen, surat, dan berkas penting. Jenis kabinet ini menjadi bagian penting dalam mengorganisir ruang kerja, baik itu di kantor, rumah, atau lembaga pendidikan. 

Umumnya, filling cabinet banyak digunakan oleh kantor-kantor karena keunggulannya yang sangat banyak. Artikel ini akan membahas secara detail mengenai filing cabinet, termasuk jenis-jenisnya, cara memilih yang tepat serta keuntungan menggunakan lemari arsip ini.

Fungsi Filing Cabinet

Dalam dunia bisnis dan kehidupan sehari-hari, dokumen-dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, data karyawan, dan dokumen penting lainnya harus diatur dengan baik agar mudah diakses ketika diperlukan. Itulah mengapa kabinet arsip menjadi bagian penting dari setiap kantor atau ruang kerja.

Filing cabinet umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen bisnis penting untuk mencegah berbagai kerusakan yang dapat disebabkan oleh faktor eksternal seperti kelembaban, serangga atau api.

Namun, tahukah Anda bahwa selain fungsi utama tersebut, filing cabinet memiliki beberapa kegunaan lain untuk kantor. Berikut beberapa fungsi filing cabinet:

• Jaga agar dokumen Anda bersih dan teratur
• Melindungi dokumen dari kerusakan
• Menyederhanakan akses dan pengambilan dokumen
• Menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen

Oleh karena itu, lemari arsip merupakan alat yang sangat penting untuk menjaga keamanan, ketertiban, dan kebersihan (K3) di lingkungan kerja atau tempat lain yang membutuhkan penyimpanan dokumen yang rapi dan teratur. 

Jenis-Jenis filing Cabinet

filing cabinet adalah furniture yang dirancang khusus untuk menyimpan berbagai dokumen, arsip, dan benda berharga lainnya. Keberadaannya sangat penting dalam menjaga penyimpanan file kantor. Dengan banyaknya jenis filing cabinet yang ada, penting untuk memilih yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Ada beberapa jenis filing cabinet yang tersedia di pasaran, dan masing-masing umumnya memiliki keunggulan dan kelemahan. Untuk penjelasan lebih detail, Anda bisa perhatikan perbedaan masing-masing jenis filing cabinet di bawah ini : 

A. Vertical Filing Cabinets

filing cabinets jenis ini memiliki laci yang diletakkan secara vertikal, dengan ukuran yang lebih tinggi daripada lebar. Model ini cocok untuk ruangan yang memiliki luas lantai terbatas, karena desainnya yang memanfaatkan ruang secara efisien.

B. Lateral Filing Cabinets

Berbeda dari vertical filing cabinets, jenis ini memiliki laci yang diletakkan secara horizontal. Lateral filing cabinets biasanya lebih lebar dan lebih pendek, sehingga cocok digunakan untuk menyimpan dokumen yang berukuran besar.

C. Mobile Filing Cabinets

Filing cabinets bergerak, atau mobile filing cabinets, adalah pilihan ideal untuk ruang kerja yang membutuhkan fleksibilitas. Dilengkapi dengan roda, lemari arsip ini dapat dengan mudah dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain sesuai kebutuhan.

D. Filing Cabinet Tahan Api

Kabinet yang tahan api akan lebih aman daripada jenis lemari lainnya. Untuk memastikan perlindungan ekstra terhadap dokumen-dokumen penting, khususnya untuk kasus perlindungan kecelakaan kebakaran, Anda dapat memilih filing cabinet yang terbuat dari bahan tahan api, atau filing cabinet yang tahan api. 

E. Flat File Cabinet

Flat file cabinet digunakan khusus untuk menyimpan karya seni, peta, dan rencana konstruksi. Mereka biasanya memiliki laci datar tanpa sudut, sehingga dokumen besar bisa diletakkan dengan aman.

Tips Memilih Filing Cabinet Yang Sesuai

Filing cabinet atau kabinet arsip adalah perabotan kantor yang penting untuk menyimpan dan mengatur dokumen dengan rapi. Namun, dengan berbagai pilihan yang ada, memilih filing cabinet yang sesuai dengan kebutuhan Anda bisa menjadi tugas yang menantang. 

Memilih kabinet arsip yang tepat sangat penting untuk mencapai efisiensi dan keteraturan dalam menyimpan dokumen. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih filing cabinet yang tepat:

1. Pertimbangkan Ukuran dan Kapasitas

Pastikan ukuran dan kapasitas filing cabinet sesuai dengan jumlah dokumen yang akan disimpan. Lebih baik memilih lemari arsip yang memiliki ruang lebih untuk penambahan dokumen di masa mendatang.

2. Mekanisme Kunci

Keamanan dokumen adalah hal yang krusial. Jadi, pilihlah filing cabinet yang dilengkapi dengan sistem penguncian yang aman. Sebelum membeli, pastikan filing cabinet dilengkapi dengan sistem keamanan yang memadai. Pilihlah yang memiliki kunci atau pengaman elektronik untuk melindungi dokumen penting dari akses yang tidak sah.

3. Design and Aesthetics

Selain fungsionalitas, pertimbangkan juga desain dan estetika filing cabinet agar sesuai dengan tata ruang dan gaya dekorasi. Pilih yang sesuai dengan gaya dan tampilan keseluruhan ruangan untuk menciptakan suasana yang menyenangkan.

4. Tipe Filing Cabinet

Tentukan tipe filing cabinet yang paling cocok untuk kebutuhan Anda. Apakah Anda memerlukan filing cabinet vertikal, lateral, mobile, atau flat file? Pilih yang sesuai dengan ruang kantor Anda dan jenis dokumen yang akan disimpan.

5. Bahan Filing Cabinet

Perhatikan bahan pembuatan yang digunakan dalam produksi kabinet. Filing cabinet dari metal biasanya lebih tahan lama dan kokoh, sementara filing cabinet dari kayu memberikan tampilan yang lebih estetis. Pilihlah bahan yang sesuai dengan lingkungan kantor Anda dan kebutuhan penyimpanan dokumen.

6. Kualitas Laci dan Sistem Penggelinciran

Periksa kualitas laci dan sistem penggelinciran filing cabinet. Pastikan laci dapat digeser dengan lancar dan tanpa hambatan agar memudahkan akses ke dokumen.

7. Mobilitas

Jika Anda memerlukan kabinet yang mudah dipindahkan, pilih kabinet arsip yang dilengkapi dengan roda. Filing cabinet beroda memudahkan Anda memindahkan dokumen dari satu tempat ke tempat lain dengan mudah.

8. Anggaran

Dalam membeli umumnya Anda pasti sudah memiliki anggarannya. Tetapkanlah anggaran yang sesuai untuk pembelian filing cabinet. Bandingkan juga harga dan fitur dari beberapa pilihan filing cabinet sebelum membuat keputusan akhir.

9. Review dan Rekomendasi

Lakukan riset online dan baca ulasan dari pengguna lain untuk mengetahui pengalaman mereka dengan filing cabinet tertentu. Rekomendasi dari rekan kerja atau teman yang sudah menggunakan filing cabinet juga bisa menjadi referensi Anda.

Tertarik Membeli filing Cabinet?

Filing cabinet adalah solusi yang efisien dan praktis untuk mengatur dan menyimpan berbagai dokumen penting. Dengan berbagai jenis dan desain yang tersedia, Anda dapat memilih kabinet arsip yang paling sesuai dengan kebutuhan dan lingkungan kerja Anda. 

Bagi Anda yang sedang mencari filing cabinet untuk keperluan kantor, produk dari PT Alba Unggul Metal adalah pilihan yang tepat. PT Alba Unggul Metal yang telah berdiri sejak tahun 1962, adalah perusahaan manufaktur furniture yang menyediakan beragam furniture kantor berkualitas unggul. 

Salah satu keunggulan lain dari Alba adalah pilihan custom furniture yang mereka tawarkan. Yuk kunjungi website PT Alba Unggul Metal untuk informasi lebih lanjut!

FAQ

1. Apa itu filing cabinet? 

Filing cabinet, atau kabinet arsip, adalah perabotan kantor yang digunakan untuk menyimpan dan mengorganisir dokumen dan catatan penting.

2. Apa perbedaan antara kabinet arsip vertikal dan lateral?

Kabinet arsip vertikal memiliki laci yang mengeluarkan dokumen ke atas, sedangkan kabinet lateral memiliki laci yang mengeluarkan dokumen ke samping.

3. Apakah ada filing cabinet yang dapat dipindahkan?

Ya, ada jenis filing cabinet yang dilengkapi dengan roda, sehingga memungkinkan Anda untuk memindahkannya dengan mudah sesuai kebutuhan.

4. Apa keuntungan menggunakan kabinet arsip dari bahan metal?

Kabinet arsip metal lebih tahan lama, kuat, dan menawarkan keamanan tambahan karena banyak model dilengkapi dengan kunci.

5. Bagaimana cara membersihkan filing cabinet?

Anda dapat membersihkan filing cabinet dengan cara membersihkan debu secara teratur dengan kain lap dan melumasi laci dan jalur jika diperlukan.