back

Mengenal Jenis dan Bagaimana Cara Penyimpanan Arsip

Sebenarnya cara penyimpanan arsip menyesuaikan kebutuhan pengarsipan yang Anda butuhkan. Ada banyak sistem pengarsipan yang tersedia. Sistem tersebut memang ada untuk memberikan kemudahan bagi staf kearsipan atau arsiparis saat melakukan indexing, baik melalui kartu kendali maupun aplikasi kearsipan.

Namun, tidak semuanya cocok Anda terapkan pada instansi maupun perusahaan. Maka dari itu, penting untuk tahu beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang cocok. Dengan begitu, Anda bisa memilih mana sistem yang sekiranya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Jenis Penyimpanan Arsip Secara Umum Digunakan di Indonesia

Setidaknya terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip/dokumen yang umum dipakai di Indonesia, di antaranya:

1. Sistem Nomor atau Numerical Filing System

Sistem penyimpanan tersebut umumnya dipakai arsiparis untuk kebutuhan indexing maupun klasifikasi dokumen berdasarkan numerik atau nomor. Untuk cara penyimpanan arsip yaitu nanti penomoran tersebut berperan sebagai pengganti dari nama sebuah badan atau orang.

Adapun pengganti inilah yang mendapatkan istilah indirect filing system. Ini karena penomoran tersebut dilakukan sesuai pengelompokan masalahnya dulu.

Keunggulan sistem ini yaitu lebih cepat, sederhana, serta cocok untuk seluruh dokumen. Bahkan Anda juga dapat mencantumkan nomor referensi ketika korespondensi, baik dengan pihak dalam maupun luar.

2. Sistem Abjad atau Alphabetical Filing System

Cara penyimpanan arsip yang kedua bisa dengan menerapkan sistem abjad. Sesuai namanya, sistem ini menerapkan metode penyusunan arsip secara berurutan, mulai arsip berawalan A sampai Z. Pedoman penyusunannya pun harus sesuai aturan indexing.

Kelebihan alphabetical filing system yaitu kemudahan di dalam memahami seperti apa penataan folder. Selain itu, sistem tersebut juga mengurangi kesalahan karena Anda mengelompokkan sesuai abjad yang sama serta lebih mudah saat ingin menemukan dokumen yang Anda perlukan.

3. Sistem Tanggal atau Chronological Filing System

Jika Anda mempunyai kebutuhan mencari dokumen dengan berdasarkan tanggal, cara penyimpanan arsip yang sesuai yakni dengan sistem tanggal. Metode ini dimulai dari kapan arsip atau dokumen tersebut datang. Kemudian Anda menyusunnya sesuai frekuensi tertentu.

Biasanya, untuk frekuensi yang menjadi acuan yakni seperti harian, bulanan, mingguan, atau bahkan tahunan. Semuanya menyesuaikan kebutuhan Anda. Adapun keunggulan sistem arsip tanggal yaitu cocok Anda terapkan pada dokumen yang punya tanggal jatuh tempo.

4. Sistem Wilayah atau Geographical Filing System

Sistem penyimpanan arsip berikutnya yaitu berdasarkan wilayah. Umumnya, penyimpanan yang memakai sistem ini akan mengelompokkan dokumen sesuai wilayah atau daerah yang ada pada alamat dokumen.

Kemudian dokumen tersebut Anda kelompokkan lagi sesuai tempat atau kelompok penyimpanan dengan mengacu pada daerah, kota, maupun negara asal. Kelebihan geographical filing system yaitu kemudahan dalam mencari ketika keterangan wilayah sudah Anda ketahui.

5. Sistem Subjek atau Subjectical Filing System

Cara penyimpanan arsip umum lainnya yaitu dengan menerapkan sistem subjek. Arsip yang Anda miliki akan dikategorikan sesuai jenis masalah yang kerap muncul. Untuk itu, sistem ini memang sangat cocok Anda terapkan pada instansi/pemerintahan yang sering berkaitan dengan keluhan pelanggan.

Keunggulan pengarsipan dengan sistem subjek adalah kemudahan di dalam menemukan keterangan yang Anda perlukan. Selain itu, Anda juga bisa mengembangkannya karena tidak terbatas judul maupun susunannya.

Cara Penyimpanan Arsip dengan Mobile File System

Mobile file system merupakan istilah yang bisa Anda bagi menjadi dua, yaitu mobile dan file system. Arti kata mobile yaitu gerakan dan file system artinya perangkat atau sistem pengarsipan. Dengan kata lain, mobile file adalah sebuah sistem pengarsipan portable yang berfungsi menyimpan dokumen dalam skala besar.

Terdapat beberapa jenis sistem pengarsipan mobile. Ada mobile file mekanik, elektrik, serta manual, berikut pembahasan selengkapnya.

A. Mobile File System Manual

Mobile file manual merupakan file yang digerakkan dengan cara menarik pegangan. Proses ini memerlukan tenaga yang cukup agar file tersebut bisa bergerak. Saat ini banyak instansi pemerintah maupun swasta telah menggunakan sistem mobile file manual tersebut.

Salah satu alasan yang melatar belakangi adalah karena harganya relatif lebih murah daripada memakai sistem mobile file mekanik. Meskipun harganya lebih murah, ternyata kapasitas penyimpanan file bahkan hampir sama dengan jenis mekanik. Perbedaannya hanya pada sistem penggeraknya.

B. Mobile File System Mekanik

Selanjutnya ada cara penyimpanan arsip dengan mobile file yang menggunakan sistem mekanik. Sesuai namanya, sistem penggeraknya secara mekanis dengan memanfaatkan rantai. Untuk sekali putaran handle mobile file tersebut mampu mendorong beberapa lemari dinamis yang bebannya mencapai 10.000 kg.

Sistem mobile file tersebut juga mampu menggerakkan lemari sejauh 10 sampai 14 cm. Keunggulan lainnya adalah Anda hanya perlu tenaga yang relatif ringan agar bisa menggerakkannya.

C. Mobile File System Elektrik

Sistem mobile file elektrik merupakan jenis yang beroperasi dengan cara menekan tombol pada masing-masing lemari double dinamis. Jenis ini juga sudah mempunyai motor listrik penggerak dengan daya sebesar 0,2 kW, 220V (single phase).

Motor penggerak tersebut memiliki kecepatan translasi antara 7 sampai 8 m per menit. Selain itu, sistem mobile file elektrik juga merupakan jenis yang masih jarang dipakai di Indonesia.

Sudah Paham tentang Jenis dan Cara Penyimpanan Arsip?

Berdasarkan penjelasan di atas, peran mobile file system memang penting untuk kebutuhan pengarsipan. Bagi yang memerlukan mobile file berkualitas, Anda bisa mendapatkannya di PT Alba Unggul Metal. Tempat terpercaya untuk mendapatkan berbagai produk berkualitas untuk kebutuhan bisnis Anda, termasuk mobile file system.

Melalui Alba Alba Custom Furniture, Anda bisa memesan produk sesuai kebutuhan instansi maupun perusahaan Anda. Selain itu, Alba juga menyediakan jasa maklon furniture untuk kemudahan dalam mendapatkan produk dengan mereknya sendiri. Informasi selengkapnya bisa Anda dapatkan dengan cara menghubungi kontak Alba dan berdiskusi dengan salah satu tim Alba.  

FAQ

Apa fungsi dari filing cabinet?

Anda mungkin tidak asing dengan istilah filing cabinet. Ini merupakan lemari yang dibuat secara khusus untuk penyimpanan arsip serta dokumen penting. Dengan menyimpannya di filing cabinet, dokumen Anda akan terjamin keamanannya.

Apa yang dimaksud dengan rak arsip?

Rak arsip merupakan alat pengarsipan dengan cara menyusun berkas secara menyamping atau lateral. Nanti berkas-berkas tersebut disusun berdasarkan kategori tertentu. Selanjutnya dimasukkan ke kotak arsip sesuai dengan pengelompokannya. Biasanya untuk setiap kelompok atau kategori akan ditempel label. Tujuannya memudahkan dalam proses pengecekan dan pengelolaan.

Bagaimana cara menggunakan filing cabinet?

  • Tentukan mana laci yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan.
  • Buka laci filing cabinet menggunakan kunci.
  • Tarik laci tersebut secara hati-hati.
  • Kemudian temukan posisi hanging folder atau tempat arsip yang nanti akan Anda simpan atau cari.
  • Letakkan/ambil arsip sesuai yang Anda inginkan.

Apa fungsi spindle file?

Spindle file memiliki peran yang sangat penting bagi Anda yang kerap menerima catatan rekening, nota pembelian, maupun catatan dari karyawan. Anda perlu memastikan bahwa spindle file tersebut selalu ada di atas meja. Bentuk spindle file seperti paku besar. Untuk dokumen yang berukuran kecil dapat langsung Anda tancapkan pada paku tersebut.