Walaupun sekarang ini serba digital, keberadaan dokumen fisik dalam kantor masih sangat penting. Namun, masalah utama yang dihadapi banyak perusahaan adalah cara menyimpan arsip kantor secara efektif. 

Sistem penyimpanan yang baik dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kantor Anda, sementara yang buruk dapat menyebabkan kebingungan dan pemborosan waktu. Artikel ini akan membahas tentang jenis-jenis sistem penyimpanan arsip dan berbagai strategi untuk menciptakan sistem penyimpanan arsip kantor yang efektif.

Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan Arsip

Jenis-jenis penyimpanan arsip memiliki peran penting dalam mengatur dan menjaga dokumen-dokumen penting di dalam suatu organisasi. Berikut adalah beberapa jenis penyimpanan arsip yang dapat ditemui:

1. Sistem Subjektif (Subjectical Filing System)

Sistem Penyimpanan Subjektif adalah suatu metode dalam penyusunan dan penyimpanan dokumen atau arsip yang mempertimbangkan aspek subjektif dalam pengelolaan arsip. Dalam konteks ini, subjektif merujuk pada penilaian atau pendapat individu terkait dengan dokumen atau informasi yang disimpan.

Dalam sistem ini, dokumen atau arsip dapat dikelompokkan atau diatur berdasarkan penilaian atau sudut pandang pribadi individu yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip tersebut. Sistem ini dapat bermanfaat untuk orang memiliki pemahaman yang berbeda tentang pentingnya atau keterkaitan dokumen tersebut.

Namun, perlu dicatat bahwa sistem pengisian subjektif dapat menjadi kurang konsisten dan kurang dapat diandalkan dibandingkan dengan metode pengelolaan arsip yang lebih objektif. 

Ini karena pengelolaan arsip yang sangat tergantung pada penilaian individu dapat menyebabkan kebingungan dan kesulitan dalam pencarian dan pemulihan dokumen di masa depan.

2. Sistem Penyimpanan Berdasarkan Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem Penyimpanan Berdasarkan Abjad adalah metode penyusunan dan penyimpanan dokumen atau arsip berdasarkan urutan abjad. Dalam sistem ini, dokumen diatur sesuai dengan urutan huruf-huruf abjad dalam alfabet, baik itu nama pengirim, judul dokumen, atau kriteria lain yang relevan.

Dalam sistem pengisian berdasarkan abjad, dokumen yang dimulai dengan huruf yang sama akan ditempatkan bersama dalam urutan alfabet. Misalnya, dokumen dengan judul “Surat Penawaran” akan ditempatkan sebelum dokumen dengan judul “Surat Perjanjian” karena huruf “P” (dari “Penawaran”) mendahului huruf “R” (dari “Perjanjian”) dalam alfabet.

Keuntungan dari sistem pengisian berdasarkan abjad adalah kemudahan dalam pencarian dokumen. Ketika seseorang ingin mencari dokumen tertentu, mereka hanya perlu melihat di bawah huruf yang sesuai dalam alfabet untuk menemukannya. Hal ini menghemat waktu dan mempermudah akses ke dokumen yang dibutuhkan.

Sistem ini sangat umum digunakan dalam berbagai lingkungan kerja dan organisasi karena sederhana dan mudah dipahami. Namun, perlu diingat bahwa dalam beberapa kasus, metode pengisian berdasarkan abjad dapat memerlukan pengelolaan tambahan untuk dokumen dengan judul yang sama atau sangat mirip. 

Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen yang benar ditempatkan dalam urutan yang tepat dalam alfabet.

3. Sistem Penyimpanan Kronologis (Chronological Filing System)

Sistem Penyimpanan Kronologis adalah metode penyusunan dan penyimpanan dokumen atau arsip berdasarkan urutan waktu atau tanggal. Dalam sistem ini, dokumen diatur dan ditempatkan berdasarkan tanggal pembuatan atau tanggal yang terkait dengan isi dokumen tersebut.

Dalam sistem pengisian kronologis, dokumen yang lebih awal secara kronologis akan ditempatkan di bagian depan atau atas, sedangkan dokumen yang lebih baru akan ditempatkan di belakang atau bawah. 

Penyimpanan ini memungkinkan pengguna untuk melihat sejarah atau perkembangan dokumen atau peristiwa dari waktu ke waktu dengan mudah.

Contoh penggunaan sistem pengisian kronologis adalah dalam mengatur surat masuk atau surat keluar berdasarkan tanggal mereka diterima atau dikirim. Dokumen-dokumen ini kemudian ditempatkan dalam urutan tanggal, memungkinkan untuk melacak kapan sebuah surat diterima atau dikirim.

Keuntungan utama dari sistem pengisian kronologis adalah kemampuan untuk memantau perkembangan atau perubahan dari waktu ke waktu. Hal ini sangat bermanfaat dalam situasi di mana sejarah atau urutan waktu dari dokumen atau peristiwa sangat relevan. 

Namun, ingatlah bahwa sistem ini memerlukan perhatian khusus dalam menjaga urutan kronologis yang akurat untuk mencegah dokumen tertukar atau tercampur.

Tips Memilih Sistem Penyimpanan Arsip Yang Efektif

Sistem penyimpanan arsip itu penting karena dengan sistem penyimpanan yang baik, Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen yang Anda butuhkan tanpa harus mencari di seluruh kantor. Ini akan menghemat waktu yang berharga.

Sistem penyimpanan yang efektif juga akan meningkatkan keamanan dokumen Anda. Sehingga dokumen penting tidak akan jatuh ke tangan yang salah atau hilang dengan mudah. 

Untuk menciptakan sistem penyimpanan yang efektif, Anda bisa menerapkan tips-tips yang ada di bawah ini:

1. Identifikasi Kebutuhan Anda

Langkah pertama adalah mengidentifikasi jenis dokumen yang Anda miliki dan berapa banyak yang perlu disimpan. Ini akan membantu Anda menentukan ukuran sistem yang sesuai.

2. Tentukan Lokasi Penyimpanan

Selanjutnya Anda perlu memutuskan dimana dokumen akan disimpan. Apakah itu di rak, lemari arsip, atau area penyimpanan khusus? 

Selain itu, tentukan juga area dimana Anda akan meletakkan dokumen-dokumen penting tersebut. Ini agar Anda dapat membeli furniture yang sesuai dan menghindari membeli furniture dengan ukuran yang salah.

3. Kategori dan Label

Selanjutnya, klasifikasikan dokumen Anda berdasarkan jenis dan gunakan label yang jelas. Ini akan membantu Anda menemukan dokumen dengan cepat. Pastikan juga untuk menentukan sistem penyimpanan arsip yang diinginkan. Anda bisa memilih sistem berdasarkan abjad ataupun berdasarkan kronologis.

4. Gunakan Furniture Kantor yang Efektif

Menggunakan perabot kantor yang efektif adalah kunci untuk menciptakan sistem penyimpanan arsip yang baik dan teratur. Contohnya seperti menggunakan filling cabinet ataupun mobile file.

Penggunaan filing cabinet atau lemari arsip adalah salah satu cara yang umum digunakan dalam sistem penyimpanan arsip kantor yang efektif. Filing cabinet menyediakan pengaturan yang terstruktur untuk menyimpan dokumen. 

Mereka biasanya terdiri dari beberapa laci atau lapisan yang dapat digunakan untuk mengkategorikan dokumen berdasarkan jenis atau topik. Bagi kamu yang sedang mencari filling cabinet untuk keperluan kantor, kamu bisa membelinya dari PT Alba Unggul Metal adalah pilihan yang tepat. 

Furniture lainnya yang juga bisa Anda coba adalah mobile file. Mobile file adalah sebuah furniture yang dirancang khusus untuk menyimpan dan mengatur dokumen atau arsip kantor dengan cara yang mudah dipindahkan. 

Dengan adanya mobile file, karyawan dapat dengan mudah mengatur dan mengakses dokumen-dokumen tersebut tanpa harus repot mencari di berbagai tempat.

Sudah Tahu Cara Menciptakan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Efektif?

Sistem penyimpanan arsip kantor yang efektif adalah investasi yang sangat berharga untuk setiap perusahaan. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memastikan keamanan dan keteraturan dalam bisnis Anda. 

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menciptakan sistem penyimpanan yang efektif dan menghadirkan manfaat besar bagi kantor Anda. 

Bagi Anda yang sedang mencari lemari arsip berbahan besi berkualitas tinggi, PT Alba Unggul Metal dari PT. Alba Unggul Metal bisa jadi pilihan tepat. Alba juga menerima jasa custom furniture terutama berbahan besi. Yuk langsung kunjungi website PT Alba Unggul Metal untuk informasi lebih lanjut!

FAQ

Apa itu sistem penyimpanan arsip?

Sistem penyimpanan arsip adalah pendekatan terstruktur untuk menyimpan, mengatur, dan mengelola dokumen atau rekaman penting dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah untuk memudahkan pencarian, akses, dan retensi dokumen tersebut.

Mengapa penting memiliki sistem penyimpanan arsip yang baik?

Sistem penyimpanan arsip yang baik membantu organisasi untuk menjaga catatan dan dokumen yang penting dengan rapi, mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan, dan memudahkan akses informasi yang diperlukan.

Bagaimana cara memilih sistem penyimpanan yang sesuai untuk perusahaan saya?

Anda harus mempertimbangkan kebutuhan dan anggaran perusahaan Anda serta berbicara dengan profesional yang berpengalaman dalam manajemen arsip untuk memilih sistem yang tepat.

Apa yang harus dipertimbangkan dalam penyimpanan fisik arsip?

Aspek yang perlu dipertimbangkan meliputi suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan, keamanan (seperti akses terbatas), dan peralatan penyimpanan yang cocok seperti rak, loker, filing cabinet, lemari arsip dan mobile file.